GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID
CONFORM VERORDENING (EU) 2016/679

Brussel,

C.B.A. behandelt de persoonsgegevens die het ontvangt en verwerkt vertrouwelijk en met respect. Met het oog daarop is een gegevensbeschermingsbeleid uitgewerkt, dat hierna is opgenomen. Dit beleid regelt de manier waarop C.B.A. persoonsgegevens en persoonlijke informatie gebruikt en verwerkt. Het doel is ook om de gebruikers te informeren over hun rechten inzake gegevensbescherming (zie punt 6). Die rechten kunnen te allen tijde worden uitgeoefend.

1. TYPE PERSOONSGEGEVENS

Het is mogelijk dat u in uw interactie met C.B.A. persoonsgegevens en persoonlijke informatie hebt verstrekt. Het kan daarbij gaan om naam, voornaam, aanspreking, e-mailadres, adres, telefoonnummer(s), werkgever, opname in mailinglijsten, inschrijvingen voor events en deelnames aan vergaderingen van C.B.A. C.B.A. kan ook aanvullende informatie hebben verzameld in de vorm van individuele foto’s, beelden en video’s gemaakt tijdens vergaderingen of in de vorm van verklaringen tijdens meetings, met inbegrip van gegevens die om administratieve of juridische redenen zijn verzameld met het oog op deelname aan externe vergaderingen.

Sommige van die gegevens worden beschouwd als persoonsgegevens krachtens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG – Verordening (EG) 2016/679). Uit de zelfevaluatie van C.B.A. blijkt dat de meeste verzamelde gegevens beperkte risico’s inhouden met betrekking tot uw fundamentele rechten aangezien alleen beroepsgerelateerde informatie wordt gebruikt en passende maatregelen zijn genomen om schendingen van die gegevens te voorkomen.

2. GEBRUIKTE METHODES VOOR HET VERZAMELEN VAN PERSOONSGEGEVENS

In de meeste gevallen verzamelt C.B.A. persoonsgegevens rechtstreeks bij de betrokkenen of hun werkgever indien het gaat om lidbedrijven of partnerorganisaties. Sommige persoonsgegevens kunnen uit andere bronnen zijn gehaald, zoals interactie op de website van C.B.A., inschrijvingen voor en deelnames aan vergaderingen of events of nog een abonnement op de C.B.A.-newsletter.

C.B.A. doet geen beroep op externe providers die gemachtigd zijn om persoonsgegevens voor zijn rekening te verzamelen maar kan daarentegen wel putten uit publieke bronnen, zoals lijsten van de Europese instellingen. Indien C.B.A. in de toekomst zou gebruikmaken van de diensten van een externe leverancier om persoonsgegevens te verzamelen, dan zal C.B.A. er contractueel voor zorgen dat de provider uw persoonsgegevens alleen mag gebruiken in overeenstemming met de bepalingen van dit gegevensbeschermingsbeleid.

3. DOELSTELLING VAN DE GEGEVENSVERZAMELING EN VERWERKING VAN DE PERSOONSGEGEVENS

De verzamelde informatie wordt hoofdzakelijk gebruikt en verwerkt in het kader van het beheer van de leden van C.B.A. en de uitvoering van zijn opdrachten. De gegevens worden meer bepaald gebruikt om contact met u op te nemen, om u op de hoogte te houden van de activiteiten van de Federatie (mailinglijsten voor de newsletter, voor werkgroepen), om uw vragen te beantwoorden of u vragen te stellen of nog voor andere communicatiedoeleinden met het oog op het uitvoeren van de opdrachten die de Federatie zijn toevertrouwd.

Voor zijn activiteiten op het gebied van communicatie en belangenbehartiging gebruikt C.B.A. de gegevens van journalisten, officiële personen die werken voor de Europese instellingen en de lidstaten van de EU, leden van het Europees Parlement, onderzoekers, consultants evenals actoren uit het bedrijfsleven of niet-gouvernementele organisaties. Het gebruik door C.B.A. van massacommunicatiemiddelen is beperkt tot een maandelijkse newsletter, het occasioneel versturen van persberichten, eventuele uitnodigingen voor events en enkele uitzonderlijke mededelingen. Die communicatie heeft nooit een commercieel oogmerk en wordt beperkt en doelgericht verspreid. C.B.A. spant zich in om de voorafgaande en geïnformeerde toestemming te verkrijgen en te bewaren van de persoon naar wie informatie wordt verstuurd via massacommunicatiekanalen. Deze voorafgaande en geïnformeerde toestemming kan te allen tijde worden ingetrokken (zie punt 6).

Andere informatie wordt gebruikt om administratieve taken uit te voeren en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Dit betreft bijvoorbeeld uw deelname aan vergaderingen of verklaringen tijdens vergaderingen die in verslagen worden opgenomen. Wat de leden van de Raad van Bestuur van C.B.A. betreft, is ook aanvullende informatie zoals privéadres, geboortedatum en kopie van de identiteitskaart nodig met het oog op publicatie (met name de lijst van bestuurders) in het Belgisch Staatsblad.

Volgens C.B.A. vallen de doelstellingen van voormelde gegevensverzameling onder zijn “gerechtvaardigde belangen”. C.B.A. verbindt zich ertoe om het verzamelen van gegevens en informatie strikt te beperken tot die gerechtvaardigde belangen.

4. OPENBAARMAKING VAN PERSOONSGEGEVENS AAN DERDEN

C.B.A. zal uw persoonsgegevens nooit aan derden verkopen noch uitwisselen voor commercieel gewin maar kan uw persoonsgegevens echter wel aan derden meedelen in het kader van zijn activiteiten. Dit kan onder meer betekenen dat gegevens van leden aan andere leden worden verstrekt (bijv. onder deelnemers van een werkgroep) of dat om veiligheidsredenen een geboortedatum of identiteitskaartnummer wordt verstrekt, bijvoorbeeld om toegang te krijgen tot de gebouwen van de Europese instellingen.

Indien de wetgeving of bepaalde regelgeving dit vereist, kan C.B.A. ook verplicht zijn om uw persoonsgegevens aan overheidsdiensten te verstrekken.

5. OPSLAG VAN UW PERSOONSGEGEVENS

De persoonsgegevens van de werknemers van lidbedrijven en partnerorganisaties van C.B.A. worden opgeslagen zolang die bedrijven of organisaties bij C.B.A. zijn aangesloten, tenzij C.B.A. ervan op de hoogte wordt gebracht dat een van die werknemers het bedrijf of de organisatie heeft verlaten. In dat geval worden de persoonsgegevens van de betrokken werknemer uiterlijk zes maanden na ontvangst van de kennisgeving verwijderd.

De verslagen van vergaderingen, deelnemerslijsten en correspondentie met de leden worden gedurende tien jaar bewaard, zodat ze kunnen worden gebruikt als bewijs in het kader van de naleving van de wetgeving inzake mededinging.

Alle overige persoonsgegevens worden slechts bewaard gedurende de periode die strikt noodzakelijk is om de doelstelling(en) te bereiken waarvoor ze werden verzameld.

6. UW RECHTEN INZAKE PRIVACY

U kunt te allen tijde uw rechten uitoefenen m.b.t. de persoonsgegevens die u aan C.B.A. hebt verstrekt:

1. Recht om toegang te krijgen tot uw persoonsgegevens
2. Recht om uw persoonsgegevens te verbeteren, aan te vullen of bij te werken
3. Recht om uw persoonsgegevens te wissen (“recht om vergeten te worden”) en
4. Recht om u uit te schrijven m.b.t. newsletters en overige communicatie indien u niet langer met C.B.A. in contact wilt blijven (bijv. indien u verandert van functie of andere verantwoordelijkheden krijgt)

Het aanspreekpunt bij C.B.A. om uw rechten inzake persoonsgegevens uit te oefenen (zie hierna) is:
De heer Peter van Ostaijen – peter.van.ostaijen@golfkarton.org
Mevrouw Pascale Destrebecq – pascale.destrebecq@golfkarton.org

7. BEVEILIGING VAN PERSOONSGEGEVENS

C.B.A. zorgt ervoor dat alle redelijke fysieke, technologische en organisatorische voorzorgsmaatregelen worden genomen om (i) ongeoorloofde toegang tot uw persoonlijke informatie en (ii) verlies, schending of wijziging van uw persoonsgegevens te voorkomen. Ondanks voorgaande maatregelen is het echter onmogelijk om een onfeilbaar veiligheidsniveau te garanderen. Ingeval een inbreuk op de veiligheid van de gegevens wordt vastgesteld, zal C.B.A. de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer (CBPL) daarvan op de hoogte brengen zoals wettelijk vereist.

C.B.A. slaat alle verzamelde persoonsgegevens op eigen servers op of op servers van providers in de Europese Unie of in derde landen met voldoende hoge veiligheidsdrempels. Papieren documenten worden bewaard in de kantoren van C.B.A.

Het secretariaat van C.B.A. is en blijft op de hoogte van de beginselen van Verordening (EG) 2016/679 en van de toekomstige interne procedures m.b.t. het beheer van persoonsgegevens en persoonlijke informatie.

8. WEBSITE EN SOCIALE NETWERKEN

Om toegang te krijgen tot en te navigeren op de website van C.B.A. zijn geen persoonsgegevens vereist. Er wordt alleen persoonlijke informatie verzameld wanneer een gebruiker C.B.A. een verzoek stuurt via het formulier op de website.  C.B.A. gebruikt persoonsgegevens alleen om het verzoek te beheren.

De website maakt echter gebruik van Google Analytics om het gebruik van de webpagina’s te kwantificeren en te beoordelen. Op een aantal pagina’s worden dan ook cookies ingezet. Activering van die cookies is niet echt nodig voor de goede werking van de site, maar ze maken wel een betere surfervaring mogelijk. Gebruikers kunnen de cookies wissen of blokkeren. De informatie die via de cookies wordt verkregen, wordt niet aangewend om gebruikers persoonlijk te identificeren.

Meer informatie over Google Analytics is beschikbaar op de pagina’s over het gegevensbeschermingsbeleid op de C.B.A.-website.

Wanneer u interageert op de sociale netwerken van C.B.A., is uw toestemming om uw persoonsgegevens te gebruiken onderworpen aan de geldende voorwaarden m.b.t. de platforms van de betrokken sociale netwerken.

Het door C.B.A. uitgewerkte gegevensbeschermingsbeleid is uitsluitend van toepassing op de databanken, de website en de communicatie van C.B.A. Indien u terechtkomt op externe websites of platforms van derden, zelfs d.m.v. links die op via de kanalen van C.B.A. worden aangereikt, heeft het gegevensbeschermingsbeleid van C.B.A. geen uitwerking meer.

9. BIJWERKING VAN HET GEGEVENSBESCHERMINGSBELEID

C.B.A. mag zijn gegevensbeschermingsbeleid bijwerken zoals en wanneer het dit nodig acht. Wijzigingen zullen aan de geregistreerde contactpersonen worden gemeld en zullen worden gepubliceerd op de pagina’s van de C.B.A.-website over het gegevensbeschermingsbeleid.

10.CONTACT

Het aanspreekpunt om uw rechten inzake persoonsgegevens uit te oefenen, is:
De heer Peter van Ostaijen – peter.van.ostaijen@golfkarton.org
Mevrouw Pascale Destrebecq – pascale.destrebecq@golfkarton.org

Met vragen over het gegevensbeschermingsbeleid van C.B.A. kunt u terecht bij:
De heer Peter van Ostaijen – peter.van.ostaijen@golfkarton.org
Mevrouw Pascale Destrebecq – pascale.destrebecq@golfkarton.org